Ferramentas de TI ajudam no negócio e no dia-a-dia das empresas

Como a TI (Tecnologia da Informação) pode hoje colaborar com as empresas na gestão de seu negócio e seus processos em diferentes níveis?

O papel principal da TI é dar suporte às necessidades do negócio da empresa, para que, não só todos os processos da organização possam ser gerenciados e controlados, mas as informações geradas possam ser mensuráveis, confiáveis e ágeis. Por isso, deve haver, cada vez mais, a convergência entre a TI e o negócio.

Existe hoje um movimento de profissionalização dos que estão à frente dos processos de TI dentro da empresa e se preocupam com a governança de TI, já que os profissionais têm à sua disposição uma grande quantidade de frameworks de padrão internacional e metodologias que, quando bem implementados, facilitam a gestão dos processos. Podemos dizer que os recursos para melhoria de processos são tão abrangentes e a disponibilidade de informação está tão disseminada, que a TI serve tanto às grandes empresas — que têm necessidade de atender a uma SOX, por exemplo, e têm um framework CoBIT como referência — como também às médias e pequenas empresas — que não têm necessidade de certificação, segundo estes frameworks, mas têm muitas bibliotecas de melhores práticas para seguirem.

Atualmente, as maiores preocupações dos Gestores de TI estão focadas no alinhamento de TI ao negócio, redução de custo, implementação de novos pacotes de SW, comprovação do benefício das iniciativas de TI, governança de TI e segurança da informação e contingência.


Estas buscas e preocupações com relação à governança de TI valem também para as empresas do setor da construção?

As grandes empresas do setor da construção, além destas preocupações que apontei, têm trabalhado para a consolidação do ERP, questão que, em outros setores industriais, já foi resolvida há um bom tempo. Mas ainda há impasses a serem resolvidos, pois os investimentos para estas implementações são altos, principalmente porque uma construtora hoje tem que contratar o software de uma empresa e a implantação de outra (por exemplo: licenças do SAP e implantação da IBM). Isto aumenta os riscos, pois o trabalho envolverá mais de um fornecedor, com produto e serviço de alto valor agregado, que gera customização. Conseqüentemente, a empresa deverá ter um bom nível de maturidade para coordenar o projeto, sendo que os key-users deverão ter conhecimento profundo dos seus processos e disponibilidade para dedicar tempo integral ao projeto. Para o sucesso do projeto, portanto, é necessário planejar bem o projeto e ter um líder preferencialmente PMP.

Quando se trata de pequenas e médias empresas da construção, temos alguns ERPs que atendem às suas necessidades, com um payback menor embutido na curva de aprendizado, embora não apresentem também a consolidação padronizada. A falta de um padrão de certa forma traz prejuízos para as empresas, uma vez que a atualização gerada não é veloz, e sabemos que a agilidade traz melhoria, maturidade e crescimento para a empresa.

Por isso, o maior benefício que um profissional de TI, com experiência em governança, pode trazer para as empresas construtoras é a sua colaboração na avaliação do risco que as organizações adquirem quando utilizam produtos inadequados. Como o binômio de TI nas empresas deveria funcionar com um plano de investimento para gerir os serviços (infra + sistemas) e os projetos de TI, as empresas precisam cada vez mais ter conhecimento suficiente sobre as ferramentas disponíveis (como BSC, BPM, PMI e Prince2), de forma a obter um bom desempenho e os resultados esperados. As ferramentas e as possibilidades são muitas e os profissionais de TI podem ajudar a empresa exatamente neste sentido: na escolha, disponibilização e adequação das ferramentas de acordo com as necessidades da organização.


Quais as principais características e diferenciais dos aplicativos web que o CTE desenvolve?


Para o desenvolvimento de nossos produtos, estamos focados no formato SaaS (Software as a Service) e não em Fábrica de Software, mesmo porque temos outsourcing de partes de aplicações mais complexas. Uma das características de nossos produtos é o outsourcing de datacenter, o que possibilita dedicarmos todo o nosso esforço ao desenvolvimento dos produtos e ao atendimento do help-desk dos aplicativos, garantindo uma boa retaguarda de infra-estrutura para suportar o nosso negócio.

A maior vantagem dos nossos aplicativos, no entanto, é o próprio know how adquirido pelo CTE ao longo dos anos, trabalhando diretamente com o setor da construção, que foi incorporado aos produtos AutoDoc: o conhecimento e a experiência do CTE com relação aos sistemas de gestão e qualidade traz um diferencial aos nossos produtos, bem como um foco mais apurado de P&D — Pesquisa e Desenvolvimento. Estes são fatores críticos quando estamos trabalhando em um novo produto, pois temos um tempo de maturação para definir e desenvolver as ferramentas, o que significa ouvir muitas empresas diferentes e pesquisar qual a forma aplicada por elas aos processos sem o uso da tecnologia. Temos também uma fase de validação dos protótipos de nossos produtos, que é realizada com diversas empresas construtoras, que comprovam, dessa vez, todos os seus processos utilizando a tecnologia da informação.

Atualmente estamos alinhados para desenvolver aquilo que os ERPs não fazem, uma vez que a maioria das empresas tem que efetivamente ter o seu foco na parte de “contas a pagar”, “contas a receber”, “fluxo de caixa”, “suprimentos”, enfim, em todos os processos ligados ao bom desempenho econômico-financeiro da empresa. Por isso, quanto mais focarmos um ERP nesses processos, melhores serão os resultados obtidos pela empresa.


Como os aplicativos têm colaborado efetivamente com as empresas e usuários no seu dia-a-dia?

Temos uma série de quatro aplicativos que colaboram com as empresas e os usuários de diferentes formas.

O Autodoc Qualidade, por exemplo, atende aos requisitos da norma ISO 9001 e colabora com as empresa no gerenciamento dos seus processos de gestão da qualidade, segurança e meio ambiente. Temos um amplo grau de especificidade com relação aos requisitos da norma, especialmente para as construtoras. O custo-benefício desse produto é muito atrativo para as empresas contratantes e o uso do sistema é muito friendly. O gestor da qualidade comprova que seu trabalho torna-se mais organizado e facilitado com o uso do sistema.

Já o Autodoc Projetos é um produto que enfrenta grande concorrência no mercado, fator que, aliado ao número expressivo de usuários que o aplicativo conquistou nos últimos dois anos, nos exigiu grande dedicação ao desenvolvimento de suas ferramentas. Hoje as empresas projetistas e construtoras encontram no Autodoc Projetos muito mais do que um sistema de colaboração pode oferecer. O sistema permite uma configuração muito sofisticada e possui sistemas auxiliares de gestão efetiva dos projetos.

O Autodoc SAC, por sua vez, é um sistema que colabora muito com as empresas na gestão da assistência técnica. É um bom instrumento de controle de “incidentes” e “problemas” que ocorrem nas obras já entregues, pois possibilita a classificação estatística dos serviços que geraram maior quantidade de chamados. O sistema acompanha, por exemplo, um chamado do início ao fim, e possibilita o registro de todo o histórico de atendimento ao cliente, avaliando, automaticamente, a satisfação do cliente no final do processo de atendimento.

Nosso último lançamento é o Autodoc FVSweb, que está disponível no mercado desde agosto de 2008 e já conta com 10 construtoras e mais de 70 obras usando o sistema na produção. O produto utiliza a tecnologia de mobilidade (equipamentos tipo Palm), com sistema OS ou Windows Mobile. Este é um sistema que traz muitas vantagens para as empresas, pois possibilita o uso das palms para coletar informações de inspeções de serviços em obra, e, depois do hotsync, elas são compiladas automaticamente, gerando relatórios quantitativos e qualitativos. O sistema apresenta desde um simples “gráfico de pareto” até relatórios comparativos de desempenho de serviços. O Autodoc facilita a integração com módulos de verificação de materiais, medições financeiras e check-list final de obras e FVSweb, e, ao mesmo tempo, está nos surpreendendo pelo seu grande potencial de crescimento. Teremos muitas novidades em 2009.

Temos ainda um produto específico para controle de resíduos em obras, o Autodoc Resíduos, que possibilita a racionalização de controles (que ainda são feitos no papel) pelas obras e gera os indicadores automaticamente.


Quantos clientes e usuários o AutoDoc tem hoje?

O Autodoc tem atualmente cerca de 350 clientes, em 10 estados do Brasil, divididos entre os produtos Autodoc Qualidade, Projetos, SAC, Gestão, FVS/FVM e Gestão de Resíduos de Obras. Os produtos têm uma base de dados de 10 mil usuários aproximadamente.


O que você tem observado com relação ao uso dos aplicativos pelos clientes e quais suas expectativas daqui para frente?



Os resultados com relação ao uso de nosso aplicativos são muito positivos. Percebemos que, por exemplo, por conta do turn-over que aconteceu nas empresas do setor nos últimos tempos, o uso do Autodoc foi disseminado, principalmente pelos novos colaboradores que chegaram às empresas e eram usuários dos sistemas: eles levaram os aplicativos para conhecimento da organização, já com comprada aprovação e utilização.

No último ano, os aplicativos tiveram uma grande melhoria de suas funcionalidades: os “prospects” atuais superam, e muito, aqueles apresentados há um ano. O custo-benefício que oferecemos também é muito atrativo para as empresas. E temos consciência de que nossa atuação é no setor da construção, não temos pretensão alguma de desenvolver projetos para outros segmentos. Esta clareza nos permite um foco e um trabalho bem mais apurado para atender às necessidades da organização, o que tem ocorrido de forma satisfatória.

Um dos nossos maiores objetivos é que o Autodoc faça parte efetivamente dos processos aos quais ele atende, sem jamais se sobrepor aos seus usuários. Temos ciência que “somos ferramentas” e não parte principal dos processos que atendemos. Nossa missão é realmente atender bem e cada vez melhor aos nossos clientes. Cada sugestão do cliente é um input de extrema importância para a nossa área de desenvolvimento. Levamos isso muito a sério.


O que mais você gostaria de comentar ou acrescentar sobre TI e o uso de ferramentas pelas empresas?


Acredito que as empresas deveriam se emprenhar mais em desenhar os seus processos de TI, focando não somente na sua infra-estrutura e no atendimento de Service Desk, mas também na forte avaliação dos sistemas de informação e na relação entre TI e pessoas.

Neste caso, tudo deve ser bem alinhado e planejado, de forma que a organização encontre e defina as melhores práticas. É fundamental ter consciência de dois itens com relação à TI: como vou “medir” os meus processos (em se tratando de TI, estamos falando de KPI, que são os indicadores de desempenho operacional) e como vou fazer a minha análise de risco e plano de contingência.

Muitas empresas “pecam” por não levarem em conta a contingência de seus projetos de TI adequadamente e, muitas vezes, utilizando soluções workaround durante muito tempo, acabam perdendo a oportunidade de solucionar problemas de forma definitiva e criando soluções paliativas por anos. A postura e cultura com relação à TI têm que mudar daqui para frente, de forma a transformar a TI em um elemento que agrega valor e não em mais um centro de custo. O executivo de uma empresa construtora deve ter ciência de que a TI parada de sua empresa pode trazer prejuízos de até U$ 1,400/min. Podemos fazer uma conta rápida e verificar quanto a forma que estamos trabalhando a TI dentro da nossa empresa pode mudar e nos trazer benefícios.

Veja algumas possibilidades e vantagens do sistema FVSWeb, último lançamento do AutoDoc.


* Ana Cecília Ribeiro é Engenheira Civil pela Escola Politécnica da USP (1991), com MBA em Comunicação e Marketing pela ESPM — Escola Superior de Propaganda e Marketing (2001) e MBA em Governança em Tecnologia da Informação pelo Instituto Mauá de Tecnologia (2008). Especialista em TI para desenvolvimento de aplicativos WEB para gestão de projetos, gestão de documentos e gestão de sistemas integrados.