A NBR ISO19011:2018 – Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão é a norma técnica que fornece a orientação sobre a auditoria de sistemas de gestão, incluindo os princípios de auditoria, a gestão de um programa de auditoria e a condução de auditoria de sistemas de gestão, como também orientação sobre a avaliação de competência de pessoas envolvidas no processo de auditoria.

Mesmo antes do surgimento desse atual momento em que vivemos por conta da Pandemia Covid-19, a NBR ISO19011 já apresentava conceitos de auditoria virtual e auditoria remota.

Auditoria virtual x Auditoria remota

Auditorias virtuais são conduzidas quando uma organização realiza trabalho ou fornece um serviço usando um ambiente online que permita que pessoas executem processos independentemente de locais físicos, como por exemplo, a intranet da organização, uma “nuvem computacional”. 

Auditorias remotas se referem ao uso de tecnologia para coletar informação, entrevistar um auditado etc., quando os métodos presenciais não são possíveis ou desejáveis.

Com a tendência acelerada pela pandemia de aumento das atividades das empresas realizadas em home office, é uma consequência esperada que auditorias virtuais e auditoras remotas se tornem cada vez mais frequentes.

A Norma NBR ISO19011 explica que uma auditoria pode ser realizada usando uma variedade de métodos de auditoria. Os métodos devem ser escolhidos de acordo com o objetivo, escopo, critérios, duração e localização da auditoria. Na norma, é apresentada a Tabela A.1, reproduzida a seguir, que fornece exemplos de métodos que podem ser utilizados.

Tabela A.1 – Métodos de auditoria

Conforme a norma, deve-se avaliar adequadamente a viabilidade das atividades de auditoria remota, que pode depender de vários fatores, como o risco em alcançar os objetivos de auditoria, a confiança entre o auditor e o auditado e exigências regulamentares que podem restringir a realização. No mais, uma auditoria virtual deve seguir o processo-padrão de auditoria, usando a tecnologia para verificar a evidência objetiva.

Ferramentas de tecnologia para auditorias virtuais

É importante que o auditado e a equipe de auditoria tomem cuidado com as ferramentas de tecnologia para auditorias virtuais, como:

• Combinar protocolos de acesso remoto, incluindo dispositivos requeridos, software etc.
• Testar e realizar verificações técnicas antes da auditoria para resolver questões técnicas
• Definir e comunicar planos de contingência a todos envolvidos para situações de interrupção de acesso, necessidade de uso de ferramenta tecnológica alternativa, provisão para tempo extra de auditoria (se necessário).

Para que a realização da auditoria seja adequada, é importante que o auditor desenvolva habilidades técnicas para usar as tecnologias digitais apropriadas e adquira experiência em facilitar reuniões virtuais para conduzir a auditoria remotamente.

Na auditoria virtuais ou remota, a norma também sugere que o auditor considere os seguintes itens:

• Riscos de não atingir os objetivos desejados com a auditoria não-presencial
• Uso de plantas baixas e croquis dos locais auditados para referência ou mapeamento de informação eletrônica
• Prevenção de perturbações e interrupções de ruído de fundo
• Permissão com antecedência de cópias de captura de tela de documentos ou qualquer tipo de gravações, considerando assuntos de confidencialidade e segurança
• Atenção a privacidade durante os intervalos de auditoria (silenciando microfones, interrompendo câmeras, etc).

A NBR 19011 indica que “aplicar uma variedade e combinação de diferentes métodos de auditoria pode otimizar a eficiência e a eficácia do processo de auditoria e do seu resultado.” Buscando essa melhoria, uma combinação entre atividades presenciais e remotas deve ser a nova realidade para a condução das auditorias de Sistemas de Gestão.

A Unidade de Qualidade e Desempenho, vem realizando auditorias internas de forma remota para diversos clientes, sempre com foco em orientar e implementar soluções de melhoria, considerando as dimensões de qualidade, meio ambiente, segurança e saúde ocupacional e produtividade. Para saber mais, entre em contato com a gente!